Votre décision est arrêtée et vous êtes bel et bien convaincu des avantages de l’externalisation de votre système d’information. Il convient dès lors de réfléchir à une liste des prestations que vous souhaitez obtenir auprès d’une société infogérante. Cette première étape est la rédaction de votre cahier des charges ; pièce essentielle de votre projet d’infogérance.

Ce document ne doit laisser aucune place à l’équivoque. Il décrit avec minutie vos besoins, vos objectifs, les enjeux et les contraintes à prendre en compte. Bien rédigé, il va conditionner la réussite de votre projet.

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Le cahier des charges : 1ere étape essentielle du processus d’infogérance

Document de référence, le cahier des charges présente vos besoins et votre périmètre d’actions dans le cadre de votre projet d’externalisation du SI.

Détaillé et structuré, ce document doit être compris par chaque partie prenante. Il doit également vous aider à vous poser les bonnes questions. Le fait d’identifier clairement vos besoins vous permet de gagner en visibilité et de mieux appréhender vos prochaines évolutions à moyen et long terme.

Adressé à plusieurs prestataires, ce document doit permettre une communication fluide. Et plus les besoins seront exprimés avec clarté, plus les réponses attendues seront précises, voire créatives et en adéquation avec votre projet d’infogérance. Le choix de votre prestataire infogérant sera facilité.

Ce cahier des charges pourra ensuite être complété par le futur prestataire ; de là débutera une collaboration fructueuse.

Quels sont les risques d’un cahier des charges mal rédigé ?

Un cahier des charges peu explicite et rédigé sans grande conviction de votre part peut entraîner un dépassement de budget conséquent. Il est donc important de consacrer plusieurs semaines voire mois, selon votre activité et la taille de votre entreprise, pour concevoir ce document. De ce fait, et sans cette rigueur, il est fort probable que certaines difficultés inhérentes au projet puissent être mal estimées, créant ainsi des délais de livraison allongés et des coûts non prévus.

Réussir la rédaction de votre cahier des charges dans le cadre d’un projet d’infogérance informatique

Un cahier des charges réussi est celui qui définit vos besoins et attentes de la manière la plus précise possible. Concrètement, il doit comporter les parties suivantes :

-Présentation de votre entreprise : date de création, localisation, secteur d’activité, nombre de salariés, nombre de sites…

-Descriptif de l’environnement utilisateur / réseaux / SI : l’assistance utilisateur, l’exploitation réseau / système, les postes de travail, la sécurité et notamment la gestion de vos accès

-La définition de votre projet

Le périmètre et la définition de votre projet infogérance

Cette partie a pour vocation de fixer les limites organisationnelles et techniques de votre projet d’externalisation de votre SI, de préciser les exigences relatives à votre et, bien sûr, de choisir un type d’infogérance informatique : l’infogérance partielle, l’infogérance globale ou applicative.

Déterminez vos objectifs et posez-vous les bonnes questions !

Comment souhaitez-vous voir évoluer …

• L’assistance utilisateur ?: amélioration des délais de résolution, de l’image de l’informatique en interne des horaires de support …
• L’exploitation réseau ?: fiabilisation de l’exploitation, réduction des coûts…
• L’exploitation système ?: amélioration de la gestion des sauvegardes, simplification des mises à jour…
• La gestion des postes de travail ?: diminution des délais de migration du parc…
• La sécurité ?: amélioration de la gestion des anti virus, des accès internet, des mots de passe ?
• Le Plan de secours informatique? est-il à créer, doit-il être optimisé ?

La dernière partie de votre cahier des charges portera sur les compétences attendues chez le prestataire infogérant.

Quelles sont les compétences du prestataire en matière d’assistance utilisateur ? Quels outils utilise le prestataire ? Quelle est sa méthodologie de travail ?

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Le cahier des charges Infogérance est un document complexe mais primordial pour la mise en route d’un projet d’infogérance. Et pourtant, celui-ci est bien souvent peu précis : nombre des machines approximatif, nombre de licences sous-évalué, contraintes de sécurité, etc.

Soyez structuré et détaillé dans la rédaction de votre cahier des charges ! Attardez-vous sur certains points essentiels. Notamment pour être certain que votre futur prestataire informatique saisisse le contexte souvent complexe de votre entreprise.

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Nos équipes d’experts IT se tiennent disponibles pour tout conseil sur le cadrage de votre projet d’infogérance. Pour un accompagnement, n’hésitez pas à prendre rendez-vous !