La transformation digitale et la généralisation du télétravail imposent aux PME de se doter de moyens pour collaborer efficacement. De plus en plus démocratisés, les outils de collaboration se déclinent sous différentes formes : messagerie collaborative, téléphonie IP, visioconférence et partage documentaire.
Découvrez les 5 avantages de ces outils pour votre entreprise.
Favoriser la mobilité des équipes
Les outils de collaboration améliorent la mobilité des équipes. Que ce soit au bureau, en télétravail ou en déplacement, les collaborateurs ont toujours accès à leur messagerie et leurs fichiers. Les documents partagés sur une plateforme de partage documentaire comme Onedrive ou Sharepoint sont directement accessibles depuis tous les outils : ordinateur, tablette, smartphone, etc. Seule une connexion internet est requise pour accéder aux applications.
La téléphonie IP permet également de bénéficier d’une forte mobilité. Un utilisateur n’est plus associé à une ligne mais à un poste. Il conserve ainsi son numéro même s’il est en déplacement ou s’il doit changer de bureau et reste joignable à tout moment. Les utilisateurs ont également la possibilité de transférer leur appel. Le poste fixe est directement relié au numéro mobile : utile lorsqu’il faut rediriger le correspondant vers le bon destinataire.
Les applications de visioconférence offrent la possibilité de travailler de n’importe où et sans contrainte, en reproduisant l’effet présentiel grâce à la vidéo en direct, le partage d’écran et la collaboration sur des documents Word, Excel ou Powerpoint.
Faciliter le travail à distance
La visioconférence est l’outil de collaboration optimisé pour faciliter le télétravail et la communication des entreprises qui travaillent avec des équipes dispersées. Cependant, il n’est pas facile de coordonner toutes les équipes. Les plateformes de visioconférence deviennent indispensables dans la stratégie de l’entreprise. Elles améliorent considérablement la collaboration des salariés grâce à leurs nombreux outils gratuits compris dans les packs :
- Echanges de documents
- Tableau blanc
- Partage d’écran
- Enregistrement de la réunion
- Messagerie instantanée
Les salariés ne sont donc pas isolés des ressources de l’entreprise même s’ils n’y sont pas présents physiquement. C’est le cas lorsqu’un commercial doit faire signer un bon de commande à la direction dans les meilleurs délais. Il peut partager son document sur la plateforme de partage documentaire.
Réaliser des économies et maîtriser ses coûts
Lorsque vous utilisez des outils de collaboration, la communication est instantanée pour tous les collaborateurs. Ils suppriment les temps d’attente et réduisent les déplacements lorsque vous les utilisez dans le cadre du télétravail par exemple. Par conséquent, votre organisation réalise des économies.
La téléphonie IP utilise le réseau internet pour fonctionner. En utilisant cet outil plutôt qu’un système de communication traditionnel, votre entreprise n’a pas besoin d’investir dans des installations supplémentaires.
Utiliser des applications de visioconférence offre la possibilité à deux interlocuteurs qui ne travaillent pas dans le même secteur d’organiser un rendez-vous depuis chez eux. Ils réalisent ainsi des économies sur les frais de transport, de restauration ou encore d’hébergement.
Concernant la révision des documents, l’ancienne méthode qui suggérait d’imprimer puis de réimprimer le même document entraine des coûts supplémentaires liés à la consommation des cartouches et des feuilles d’impression. Aujourd’hui, les plateformes de partage documentaire ont remplacé ce mode de fonctionnement. Les collaborateurs peuvent modifier les documents directement depuis la plateforme et chaque modification est mise à jour automatiquement.
Enfin, les éditeurs de messagerie collaborative proposent plusieurs abonnements qui permettent de personnaliser son offre. Chaque entreprise peut adapter la taille et le prix de son abonnement en fonction de ses réels besoins. Il existe plusieurs offres Microsoft 365 avec des versions Lite ou à la carte.
Améliorer la productivité des équipes
Les outils de collaboration sont voués à simplifier la communication en entreprise pour vous permettre de vous concentrer sur votre métier mais également de travailler comme en présentiel, en étant capable de travailler n’importe où.
Sharepoint est un excellent outil de collaboration pour centraliser et partager les documents. Sur cette plateforme, les collaborateurs peuvent insérer et modifier tout type de document :
- Word
- Excel
- Powerpoint
- Images
- Vidéos
- …
L’avantage d’utiliser une plateforme collaborative comme Sharepoint est d’éviter le travail en silo. Les collaborateurs deviennent plus productifs car ils peuvent travailler sur le même document sans avoir à l’imprimer ou l’enregistrer sur son bureau. Les fichiers se mettent à jour automatiquement grâce à un système de synchronisation. En utilisant Sharepoint, chaque salarié est au courant de ce qui se passe en entreprise.
Fluidifier les échanges
La principale raison d’utiliser des outils de collaboration en entreprise est bien sûr d’améliorer les échanges et la cohésion du groupe. Tous les outils disponibles (visioconférence, messagerie collaborative, calendrier, etc…) facilitent l’organisation en interne. Les fichiers partagés par les équipes sont centralisés et tous les collaborateurs peuvent retrouver plus rapidement une donnée que lorsque l’information est stockée sur plusieurs supports comme dans les emails ou les serveurs.
Les entreprises ont également une meilleure relation avec leurs clients ou fournisseurs. Toutes les possibilités qu’offrent les outils de collaboration s’appliquent aussi en externe pour développer des partenariats. Les distances sont effacées lorsqu’il s’agit de communiquer avec des clients présents partout à l’échelle nationale ou internationale, dans le cas d’une nouvelle acquisition.
Aujourd’hui, les organisations prônent le travail collaboratif et le chef d’entreprise a tout intérêt à choisir des solutions visant à renforcer la collaboration au sein de son groupe. Plus tôt une entreprise utilise ces outils collaboratifs, plus elle sera compétitive et se démarquera de ses concurrents.
Vous savez maintenant que les outils de collaboration sont indispensables au bon fonctionnement de votre organisation. Il convient donc de définir les besoins de votre organisation. Notre équipe d’experts informatiques saura vous guider et vous accompagner dans vos choix de ces outils. N’hésitez pas à nous contacter !
