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Téléphonie d’entreprise : 5 bonnes raisons de passer aux communications unifiées

Si vous cherchez une alternative à votre système de téléphonie actuel mais que vous hésitez encore, voici ce que vous devriez savoir :

Il est important de rappeler qu’un service de téléphonie optimisé est un facteur déterminant pour le succès de votre entreprise. Étape clé d’une communication réussie avec vos clients, ceux-ci privilégierons de vous contacter par ce biais lorsqu’ils souhaiteront pour la première fois établir un contact avec votre marque, ou encore lorsqu’ils solliciteront votre aide après avoir vécu expérience négative.

Que vous soyez une entreprise à taille humaine ou de plus grande ampleur, il nous paraît fondamental de disposer d’un système téléphonique optimal afin d’être à l’écoute de vos interlocuteurs, et d’instaurer une communication fluide avec vos prospects et clients. 

Les solutions de communication unifiée, qui sont des outils répondant à ces besoins, sont actuellement une référence en matière de communication professionnelle. 

Chaque organisation ou entreprise ne devrait pas sous-estimer l’intérêt de disposer d’un tel système. Les CU permettent la centralisation de nombreux services comme l’assistance et la reconnaissance vocale, la vidéoconférence, le fax, mais aussi des dispositifs de messagerie instantanée, le tout réuni en une seule et même plateforme, accessible partout.

 

Pourquoi choisir une solution de communication unifiée :

Optimiser l’expérience client : 

L’idée selon laquelle les professionnels devraient s’orienter principalement vers des systèmes automatisés (tels que les tchatbots ou les auto-attendants) au détriment d’une solution de téléphonie de pointe semble erronée.

Même si ces outils automatisés rencontrent actuellement un vif succès, il n’en demeure pas moins que la téléphonie reste l’élément clé d’une expérience client réussie (CX). 

Vos clients ont aujourd’hui un besoin fondamental de pouvoir accéder à un service vocal fonctionnel et de qualité, car il est évident que s’adresser à un agent est toujours la manière la plus simple et efficace de résoudre la plupart des problèmes. Les robots et services automatiques ne devraient être qu’un outil supplémentaire, complétant l’ensemble de vos services vocaux. 

En définitive, pourquoi devriez-vous tout mettre en œuvre pour offrir une expérience client performante ? La réponse est très simple, on estime que 90% des français jugent le service client comme un facteur déterminant de sélection d’une entreprise.

Réduire les coûts : 

Améliorer votre service de téléphonie professionnelle en vous dirigeant vers les derniers systèmes de communication unifiée vous permettra de faire des économies considérables. Vous pourrez en effet maximiser votre VoIP en mutualisant tous vos outils de téléphonie. 

En migrant vers un système de communication unifiée, vous pourrez également éliminer les dépenses annexes  puisque ce dernier vous offrira la possibilité de réunir de nombreuses extensions sur une seule plateforme digitale. Partant de ce principe, il ne vous sera plus nécessaire d’effectuer des achats d’équipements, et autres maintenances et mises à jour de ces derniers. Enfin, vous éviterez des coûts de déplacement en exploitant certaines technologies de vidéoconférences. Pour finir, adopter un service CU pourrait vous permettre de booster votre productivité en optimisant vos gains.

Se développer facilement : 

Il est très compliqué de se développer avec un système téléphonique traditionnel basé sur une infrastructure déjà existante. Cela peut s’avérer complexe et coûteux. 

En choisissant une solution de communication unifiée, se développer s’avèrera bien plus aisé, et il vous sera alors possible d’ajouter ou de supprimer des utilisateurs selon les besoins de votre entreprise. Les sociétés en expansion, ou souhaitant se développer, ont tout à gagner en intégrant ce dispositif au sein de leur organisation, en évitant notamment le risque de manquer de ressources. 

Minimiser les risques : 

Une autre raison de mettre à jour votre système téléphonique, et qui n’est pas des moindres, est de vous protéger des éventuels retards et imprévus, pouvant facilement conduire au désastre lorsque l’on utilise des outils peu fiables et obsolètes.  

Passer à la communication unifiée vous assure la fluidité de vos activités. Un bon prestataire peut vous fournir une connexion 4G LTE de dépannage en cas de complication, ainsi qu’un geo-redundancy, permettant la sauvegarde de vos données. Vous bénéficiez également d’un SLA-backed, garantissant l’accessibilité à la plateforme même en présence d’une connexion défaillante.

Attirer les futurs clients : 

Afin de répondre aux exigences des futurs talents, Il est primordial de permettre aux salariés de demain d’évoluer au sein d’une entreprise moderne et digitalisée, et de mettre à leur disposition des outils de communication performants.

Si vous souhaitez attirer les profils les plus compétents, vous avez tout intérêt à leur offrir un service de téléphonie intuitif et simple d’utilisation, capable d’intégrer simplement toutes les données de votre CRM. 

Faites-vous conseiller par une équipe d’experts :

Réduction des coûts et gain de productivité, amélioration de la collaboration, meilleure prise de décision… Autant d’atouts qui ont séduit les grandes entreprises et les ont conduit à adopter massivement les solutions de communications unifiées. 

Pour les PME, disposer d’outils jusqu’à présent réservés aux plus grandes entreprises est une réelle opportunité.  

Avant de se lancer dans un tel projet, il est recommandé de consulter un prestataire spécialisé et commencer par un audit, afin de cerner précisément les besoins de l’entreprise. 

Communication Unifiée : les 4 avantages pour les PME

Déjà largement diffusées au sein des entreprises américaines, les solutions dites de communications unifiées sont en passe de se faire une place de choix dans le paysage technologique français. Si Les grandes entreprises ont été les premières à se lancer dans l’utilisation de ces solutions, les PME et TPE commencent aussi à s’y mettre, et sont bien décidées à en tirer profit.  Alors simple effet de mode ou utilité réelle ? Quelles en-sont les fonctionnalités exactes ? Et surtout quelles sont les intérêts et bénéfices pour les PME ?

 

Communication unifiée : plusieurs outils réunis sur une seule plateforme

Une communication fluide et efficace est un facteur déterminant pour le succès d’une entreprise. 

Les solutions UC simplifient les échanges en interne comme en externe, et sont actuellement LA référence en matière de communication professionnelle. 

Ces outils clés en main permettent la centralisation de nombreuses fonctionnalités sur une plateforme unique :

  • Communications voix et messageries vocales
  • Mails, messages textes instantanés et tchat
  • Vidéo/audio conférences
  • Groupes de travail virtuel permettant le suivi de projets, le partage de documents…
  • Gestion de la disponibilité en temps réel et des indicateurs de “présence” (disponible, occupé, absent.)
  • Réseau social d’entreprise

Des fonctions avancées sont également disponibles sur certains systèmes, notamment les assistants personnels virtuels, la fonction de centres d’appels, les notifications automatisées, des serveurs vocaux interactifs (IVR), et bien plus encore.

Chaque organisation ou entreprise ne devrait pas sous-estimer l’intérêt de disposer d’un tel système. Passons en revue les principaux avantages des communications unifiées : 

Réduire les coûts IT et télécoms 

Migrer vers une solution de communication unifiée revient tout d’abord moins cher que de se procurer l’ensemble des outils. Les entreprises éliminent ainsi les dépenses liées aux achats, à la maintenance et aux mises à jour. La mise en place de ces solutions va de pair avec le passage avec la VOIP, elle aussi synonyme de gains et d’économies.  Le mode de facturation de ces services permet également une meilleure maîtrise des coûts  : Facturation à l’usage, et en fonction du nombre d’utilisateurs. Enfin, ces solutions permettent d’éviter les frais de déplacement, en facilitant l’organisation de visioconférence entre des équipes distantes. 

Faciliter la communication des équipes nomades

Monter une conférence téléphonique, tchatter avec une équipe projet, ou encore faire une visioconférence en mobilité, sont des outils utilisables avec une facilité et une rapidité inégalées lorsque l’on dispose d’un solution de communication unifiée.  Cette souplesse est directement mise à profit par les entreprises dont les équipes sont nomades, en télétravail ou géographiquement dispersées, à l’image des modes de travail actuels.  L’utilisateur nomade peut ainsi accéder de manière unifiée à l’ensemble de ces outils synchrones et asynchrones quel que soit le lieu où il se trouve et le terminal qu’il utilise (PC, Mobile, tablette, Poste IP).

Améliorer la collaboration

Mais ces solutions ont des effets bien plus profonds sur le travail d’équipe et la collaboration, à l’intérieur comme à l’extérieur de l’entreprise. 

Interrogés sur les avantages des solutions de communications unifiées, les décideurs informatiques mentionnent en premier lieu une collaboration plus fluides, des cycles de processus plus courts et une qualité de décision optimisée. Ils évoquent également une amélioration de la productivité au sein des équipes connectées. 

Prenons comme exemple le fait de pouvoir informer de son statut et de sa disponibilité : chaque employé a un statut indiquant à son équipe s’il est présent, disponible, occupé, etc. Cet outil améliore grandement la collaboration et la coordination des projets : cela permet de mieux choisir le moment et le mode de communication pour solliciter son interlocuteur, et d’ainsi réduire le nombres de messages et les allers-retours, souvent synonyme de perte de temps et d’incompréhensions.

Accélérer les process

Les différentes expérimentations et déploiements de ces solutions ont à présent permis de constater comment ces solutions viennent profiter aux entreprises et à leurs différents départements.  Mises en place pour des équipes de vente, ces solutions procurent des gains qui sont sans appel : capacité accrue à joindre les prospects et clients, plus grande réactivité des équipes de vente, meilleure coordination des équipes participant à une réponse d’appel d’offres. 

Tous ces effets se combinent pour conduire à une réduction des délais, une accélération des cycles de vente et au final plus de chiffre d’affaire

A titre d’exemple, une entreprise du secteur informatique a réduit de 20% le temps nécessaire pour produire des réponses complexes à des appels d’offres, suite à la mise en place d’une solution de communication unifiée pour l’équipe de vente.  L’entreprise a pu répondre à plus de RFP et ainsi mécaniquement gagner plus d’affaires. Autre exemple : la gestion de projet. Les membres peuvent se connecter, communiquer par messagerie instantanée et partager des statistiques de progression. Alors qu’il est souvent bien difficile de donner une cohérence d’équipe à un groupe de personnes dispersées, les solutions de communications unifiées produisent des effets rapides en terme de partage et de circulation de l’information.

En résumé, les systèmes de CU améliorent considérablement la communication d’une entreprise avec ses clients, et simplifient grandement la collaboration et l’organisation au sein des équipes.

Le moment pour les PME de franchir le pas 

Réduction des coûts et gain de productivité, amélioration de la collaboration, meilleure prise de décision… Autant d’atouts qui ont séduit les grandes entreprises et les ont conduit à adopter massivement les solutions de communications unifiées. Pour les PME, la fin de la téléphonie classique, et le passage obligatoire à l’IP, constitue un moment clé pour envisager la mise en place de ces solutions et disposer ainsi d’outils jusqu’à présent réservés aux plus grandes entreprises.  Avant de se lancer dans un tel projet, il est recommandé de consulter un prestataire spécialisé et commencer par un audit, afin de cerner précisément les besoins de l’entreprise.