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Pourquoi adopter une messagerie collaborative externalisée pour votre entreprise ?

La messagerie collaborative externalisée est une solution incontournable pour les entreprises modernes. Elle favorise les échanges entre collaborateurs, optimise la gestion des tâches et améliore la productivité globale. Découvrez pourquoi externaliser votre messagerie collaborative peut devenir un véritable levier de performance pour votre organisation.

Pourquoi est-ce important d’adopter une solution idéale pour les équipes nomades et le télétravail ?

La flexibilité est devenue un atout stratégique dans le monde professionnel. Grâce à une messagerie collaborative externalisée, vos équipes peuvent accéder à leurs emails, agendas, contacts et tâches, peu importe où elles se trouvent.

Que ce soit au bureau, en déplacement ou en télétravail, cette solution permet de rester connecté en toute simplicité. Les commerciaux, par exemple, bénéficient d’un accès instantané à leurs outils de communication, tandis que les télétravailleurs profitent de fonctionnalités optimales pour collaborer à distance.

Comment la messagerie collaborative externalisée renforce-t-elle la sécurité de vos échanges professionnels ?

Dans un contexte où la cybersécurité est une priorité, une messagerie collaborative externalisée offre une protection robuste contre les menaces en ligne.

Les solutions modernes incluent des outils anti-spam, anti-virus et anti-phishing pour préserver vos données sensibles. Cette sécurité accrue est essentielle, notamment pour les entreprises multi-sites ou celles dont les employés travaillent régulièrement à l’extérieur.

En externalisant ce service, vous assurez une continuité et une fiabilité des échanges entre vos équipes, partenaires et clients.

Pourquoi choisir un service fiable et toujours disponible pour vos échanges professionnels ?

L’email demeure l’un des outils les plus utilisés en entreprise. Une messagerie collaborative externalisée vous permet d’aller plus loin en intégrant des fonctionnalités avancées telles que :

  • Partage d’agendas et de contacts
  • Gestion simplifiée des projets
  • Stockage et partage de documents

Ces outils s’adaptent aux besoins spécifiques de votre organisation. En confiant la gestion de votre messagerie à des experts, vous vous concentrez sur votre cœur de métier tout en profitant d’un service performant et évolutif.

Comment garantir une synchronisation optimale sur tous vos appareils ?

L’un des grands avantages d’une messagerie collaborative externalisée est sa compatibilité avec une multitude d’appareils et de systèmes d’exploitation. Que vous utilisiez un ordinateur, une tablette ou un smartphone, vos données restent synchronisées en temps réel.

Cette solution est particulièrement adaptée aux environnements informatiques hétérogènes. Peu importe le système d’exploitation ou l’infrastructure, une messagerie externalisée garantit une expérience utilisateur uniforme et fluide.

Adopter une messagerie collaborative externalisée, c’est offrir à votre entreprise une solution efficace, sécurisée et adaptée aux nouveaux défis du monde professionnel. Faites appel à nos experts pour bénéficier d’un accompagnement personnalisé et transformer vos outils de communication en véritables atouts compétitifs.

Pourquoi SharePoint est-il essentiel pour booster la collaboration en entreprise avec Microsoft ?

À l’ère du télétravail et des équipes réparties sur différents sites, les entreprises ont besoin de solutions efficaces pour maintenir la communication et optimiser le travail collaboratif. Microsoft répond à cette problématique avec SharePoint, une plateforme cloud robuste et polyvalente. Mais en quoi cet outil peut-il transformer votre gestion du travail en équipe ?

Qu’est-ce que SharePoint ?

SharePoint est une solution de collaboration développée par Microsoft, conçue pour faciliter le partage, l’organisation et la gestion des informations au sein d’une organisation. Véritable intranet d’entreprise, il permet également la création de sites spécifiques pour des équipes ou projets, accessibles depuis n’importe quel appareil connecté.

Avec SharePoint, les utilisateurs peuvent centraliser leurs données, collaborer en temps réel et partager des documents en toute sécurité. Sa flexibilité en fait un outil incontournable pour les entreprises modernes cherchant à améliorer leur productivité.

Quels sont les avantages de SharePoint pour le travail collaboratif en entreprise ?

L’intégration complète avec les outils Microsoft 365 est l’un des principaux points forts de SharePoint, mais ce n’est pas tout. Voici quelques raisons pour lesquelles cette plateforme se distingue :

  1. Une collaboration simplifiée, même à distance

SharePoint permet aux équipes dispersées de rester connectées et de travailler ensemble de manière efficace. Grâce au cloud, tous les fichiers et données sont centralisés, permettant un accès instantané depuis n’importe où. Que ce soit pour collaborer sur des projets internes ou partager des informations avec des clients, SharePoint garantit une expérience fluide et productive.

Les membres d’une équipe peuvent éditer simultanément des documents en temps réel, ce qui accélère les processus de travail tout en évitant les doublons ou les erreurs liées à des versions obsolètes.

  1. Automatisation des tâches répétitives

Un autre atout de SharePoint est la possibilité de créer des workflows pour automatiser des tâches à faible valeur ajoutée. Par exemple, il est possible de configurer des processus de validation pour des documents ou des formulaires, comme les demandes de congés ou les devis. Ces automatisations réduisent les risques d’erreurs et permettent de libérer du temps pour se concentrer sur des tâches plus stratégiques.

  1. Un espace de travail sécurisé

La sécurité des données est une priorité pour les entreprises, et SharePoint offre une solution robuste à cet égard. Les administrateurs peuvent définir des permissions précises pour chaque utilisateur ou groupe, limitant ainsi l’accès aux informations sensibles.

Que ce soit pour protéger des données confidentielles ou restreindre l’accès à des utilisateurs en fonction de leur localisation, SharePoint s’adapte aux besoins spécifiques de votre organisation.

Pourquoi adopter SharePoint dans votre entreprise ?

Au-delà des fonctionnalités techniques, SharePoint s’inscrit comme un véritable levier de transformation digitale. Il centralise les données, améliore la communication et renforce la productivité des équipes, même en contexte de télétravail.

En adoptant cet outil, vous investissez dans une plateforme qui évolue avec vos besoins, tout en offrant une expérience utilisateur intuitive et des capacités d’intégration inégalées avec l’écosystème Microsoft.

Comment migrer vers SharePoint : pourquoi faire appel à des experts pour cette transition ?

Passer à SharePoint peut sembler complexe, mais avec un partenaire compétent, cette transition devient fluide et sécurisée. Faites confiance à des spécialistes pour configurer, personnaliser et former vos équipes à tirer le meilleur parti de cette solution.

En conclusion, SharePoint est bien plus qu’un simple outil de gestion : c’est un atout stratégique pour les entreprises qui souhaitent rester compétitives dans un environnement en constante évolution. Pourquoi attendre ? Passez dès aujourd’hui au collaboratif nouvelle génération !

Pourquoi centraliser vos applications pour booster la productivité en entreprise ?

Centraliser vos applications dans un monde où les outils numériques sont omniprésents devient un enjeu stratégique. Les entreprises jonglent souvent avec une multitude d’applications pour la communication, la gestion de projets et la collaboration. Cependant, leur dispersion peut ralentir vos équipes et réduire leur efficacité. La centralisation permet de créer un écosystème fluide et performant.

Pourquoi devriez-vous centraliser vos applications en entreprise ?

La centralisation consiste à regrouper toutes vos applications et données en un seul espace numérique. En réduisant les interruptions dues aux changements de plateformes ou aux transferts de fichiers, vous gagnez en simplicité et en efficacité.

Ce modèle favorise :

  • Un accès direct aux outils indispensables ;
  • Une meilleure synchronisation des données ;
  • Une réduction des pertes de temps liées à l’organisation ou aux formats incompatibles.

Plutôt que de multiplier les plateformes, imaginez une solution unique où vos collaborateurs peuvent communiquer, partager des fichiers, et travailler simultanément sur des projets.

Pourquoi centraliser vos applications pour améliorer la collaboration ?

Dans le cadre de projets collaboratifs, la centralisation devient un levier puissant pour optimiser les échanges entre vos équipes. Lorsque vos collaborateurs utilisent une plateforme unique pour échanger, stocker et partager des documents, cela simplifie non seulement la gestion des informations, mais également la fluidité des processus de travail. Les avantages sont multiples :

  • Suivi en temps réel des projets : Tous les membres de l’équipe peuvent suivre l’évolution d’un projet sans perdre de temps à rechercher des informations dispersées.
  • Accessibilité optimisée : Plus besoin de gérer plusieurs espaces de stockage, tout est centralisé pour un accès rapide.
  • Amélioration de la productivité : Moins de perte de temps et d’erreurs grâce à une organisation claire et cohérente.

Quelles solutions de centralisation sont disponibles ?

Pour mettre en place une centralisation efficace, il existe plusieurs solutions logicielles adaptées aux besoins de votre entreprise. Des plateformes comme Microsoft Teams ou Office 365 sont particulièrement efficaces. Elles offrent une intégration fluide des applications, un stockage sur le cloud et un partage de fichiers simplifié entre les différents outils.

Comment débuter la centralisation dans votre entreprise ?

La mise en place d’une solution centralisée nécessite une analyse approfondie :

  • Identifiez les outils indispensables à vos équipes.
  • Choisissez une plateforme capable de regrouper ces applications.
  • Formez vos collaborateurs pour garantir une adoption rapide et efficace.

Pourquoi faire appel à des experts pour la centralisation des applications ?

Pour réussir votre transition, l’accompagnement par une société spécialisée en infogérance peut faire toute la différence. Un expert saura vous guider dans le choix des outils et leur mise en œuvre.

Centraliser vos applications est un investissement rentable pour améliorer la productivité, simplifier le travail d’équipe, et optimiser la gestion des projets. Avec les bonnes solutions et un accompagnement adapté, votre entreprise pourra relever les défis numériques avec succès.

Vous souhaitez en savoir plus sur la centralisation des applications ? Contactez nos experts et découvrez comment nous pouvons accompagner votre transformation digitale.

Comment sécuriser votre messagerie d’entreprise contre le spam informatique ?

Le spam informatique est un fléau quotidien pour les entreprises. Publicités intrusives, tentatives de phishing, ou encore pièces jointes infectées, ces courriels non sollicités représentent bien plus qu’une simple nuisance : ils mettent en danger vos données et votre productivité. Comment reconnaître les spams, comprendre leurs dangers et surtout s’en protéger efficacement ? Découvrez nos conseils pour une messagerie professionnelle plus sûre.

     1. Pourquoi les messageries d’entreprises sont-elles une cible privilégiées ?

Les adresses e-mail professionnelles, souvent structurées de manière standard (exemple : prénom.nom@entreprise.fr), sont facilement identifiables par les cybercriminels. De plus, les entreprises manipulent des données sensibles, ce qui en fait des cibles de choix. Selon une étude récente, jusqu’à 80 % des courriels reçus en entreprise sont des spams, causant un impact significatif sur la productivité et la sécurité.

Les spams ciblant les entreprises peuvent entraîner :

  • Une perte de temps pour les collaborateurs, occupés à trier leurs e-mails.
  • Une surcharge des serveurs et des réseaux.
  • Des risques accrus de cyberattaques (phishing, ransomwares, etc.).

     Quels sont les risques concrets liés au spam informatique ?

Les spams ne sont pas toujours innocents. Voici les dangers les plus fréquents :

  • Infection par des logiciels malveillants : Une pièce jointe piégée peut infecter le réseau entier de l’entreprise.
  • Vol de données : Les techniques de phishing visent à subtiliser des informations sensibles (identifiants, coordonnées bancaires, etc.).
  • Usurpation d’identité : Les cybercriminels peuvent se faire passer pour votre entreprise, endommageant votre image de marque.
  • Réduction de la bande passante : Une quantité excessive de courriels inutiles ralentit les systèmes informatiques.

     3. Comment protéger votre messagerie d’entreprise contre les spams ?

Pour limiter l’impact des spams, il est essentiel de combiner bonnes pratiques et outils technologiques :

  • Sensibiliser vos équipes : Formez vos collaborateurs à repérer les spams et adoptez une politique stricte concernant l’utilisation de la messagerie professionnelle.
  • Utiliser des filtres anti-spams avancés : Des outils performants peuvent bloquer une grande partie des courriels indésirables.
  • Mettre en place une authentification renforcée : Utilisez des protocoles comme SPF, DKIM et DMARC pour sécuriser vos e-mails.
  • Externaliser la sécurité de vos données : Confiez la protection de vos systèmes à des professionnels de la cybersécurité.

     4. Qu’est-ce que le « spam sortant » et pourquoi est-il un danger ?

Saviez-vous que votre entreprise peut involontairement devenir émettrice de spams ? Si votre messagerie est piratée, elle pourrait être utilisée pour envoyer des courriels malveillants à d’autres utilisateurs.

Les conséquences :

  • Votre entreprise risque d’être inscrite sur des listes noires, impactant la délivrabilité de vos e-mails.
  • Une surcharge de vos serveurs et réseaux.
  • Une atteinte à votre réputation auprès de vos clients et partenaires.

     5. Pourquoi adopter une solution globale pour lutter contre le spam ?

Pour une sécurité optimale, il est recommandé de faire appel à une société spécialisée dans la cybersécurité et la gestion des messageries d’entreprise. Une solution complète doit inclure :

  • Des filtres anti-spams performants.
  • Un système d’analyse des menaces en temps réel.
  • Un accompagnement pour former et sensibiliser vos collaborateurs.

Le spam informatique est bien plus qu’un simple désagrément : il représente une menace sérieuse pour votre entreprise. En adoptant des pratiques préventives et en investissant dans des solutions adaptées, vous protégez non seulement vos données, mais aussi votre productivité et votre réputation.

Besoin d’une messagerie d’entreprise sécurisée et performante ? Faites appel à Value IT !
Nos experts en cybersécurité vous accompagnent dans la mise en place de solutions anti-spams efficaces, adaptées à vos besoins spécifiques. Contactez-nous pour un audit personnalisé et démarrez votre transformation digitale sereinement.

Sécurité Microsoft 365 : Comment protégez vos données et vos outils collaboratifs ?

Microsoft 365 est devenu un incontournable pour plus de 80 % des entreprises. Avec ses outils collaboratifs performants, il facilite le travail en équipe, la communication et la productivité. Mais qu’en est-il de la sécurité ? Trop souvent négligée, elle représente pourtant un enjeu majeur face à la montée en puissance des cyberattaques.

Comment garantir une utilisation sécurisée de Microsoft 365 sans compromettre la flexibilité et la collaboration ? Découvrez les solutions proposées par Value IT, experts en sécurité informatique.

Pourquoi la sécurité de Microsoft 365 est essentielle pour votre entreprise ?

Si Microsoft 365 offre une flexibilité inégalée, cette ouverture peut aussi devenir une porte d’entrée pour les cybercriminels. Les entreprises utilisant ces outils font face à des menaces telles que :

  • Phishing : des e-mails frauduleux visant à subtiliser des informations sensibles.
  • Ransomwares : des logiciels malveillants chiffrant vos données pour demander une rançon.
  • Usurpation d’identité : des cyberattaques exploitant des comptes compromis pour nuire à votre réputation.

Une attaque réussie peut non seulement paralyser votre activité, mais aussi entraîner des pertes financières considérables et endommager votre réputation.

Quelles solutions de sécurité proactives mettre en place pour Microsoft 365 ?

La clé pour protéger vos données réside dans une approche proactive. Voici quelques stratégies essentielles à mettre en place :

          1. Authentification Multi-Facteurs (MFA) :

Ajoutez une couche de sécurité supplémentaire pour protéger l’accès à vos comptes Microsoft 365. Même si un mot de passe est compromis, l’authentification en deux étapes rend l’accès pratiquement impossible.

          2. Surveillance et gestion des menaces en temps réel :

Grâce à des outils d’analyse avancée, identifiez et neutralisez les menaces avant qu’elles ne causent des dégâts.

          3. Sécurisation des données dans le cloud :

Adoptez des solutions adaptées à votre environnement Microsoft 365 pour protéger les fichiers stockés et partagés via OneDrive, SharePoint ou Teams.

          4. Sensibilisation des collaborateurs :

Une équipe bien informée est votre meilleure défense contre les cyberattaques. Formez vos employés à reconnaître les menaces et à adopter des comportements sécurisés.

Value IT : Votre partenaire en sécurité Microsoft 365

Nous comprenons que chaque entreprise a des besoins spécifiques. C’est pourquoi nous proposons des solutions de sécurité sur-mesure, spécialement conçues pour s’intégrer harmonieusement à votre environnement Microsoft 365.

Nos services incluent :

  • Une évaluation complète de votre sécurité actuelle.
  • La mise en place de protections avancées comme l’authentification multi-facteurs et la détection proactive des menaces.
  • Un suivi continu pour garantir que vos données restent protégées, même face à l’évolution des cyberattaques.

Grâce à cela, vous bénéficiez d’une sécurité optimale tout en préservant la collaboration et la productivité de vos équipes.

Comment combiner sécurité et collaboration ?

Les outils collaboratifs comme Microsoft 365 offrent de nombreux avantages, mais leur flexibilité ne doit jamais se faire au détriment de la sécurité. En protégeant vos données et vos environnements collaboratifs, vous garantissez à vos équipes un cadre de travail sûr et performant.

Passez à l’action dès aujourd’hui !

Prenez le contrôle de vos outils Microsoft 365 et renforcez leur sécurité avec l’expertise de Value IT. Découvrez nos solutions sur-mesure dès maintenant !

Ne laissez pas les cyberattaques compromettre vos données. Protégez votre entreprise tout en favorisant une collaboration efficace grâce à des outils sécurisés et performants.

Comment réussir le déploiement des outils de collaboration au sein de mon entreprise ?

Choisir les outils de collaboration qui correspondent à vos besoins n’est pas chose aisée. Il existe une multitude d’outils : partage documentaire, visioconférence ou encore messagerie collaborative. Il est donc important de comprendre votre organisation et d’auditer vos réels besoins pour optimiser l’utilisation de ces outils. Vient enfin l’étape du déploiement de ces outils. Il vous faudra choisir le bon partenaire pour mettre en place ces outils collaboratifs.

Découvrez dans cet article les critères déterminants pour bien déployer les outils de collaboration au sein de votre entreprise.

Définir vos besoins

Avant de choisir vos outils, vous devez interroger vos collaborateurs pour identifier les besoins et recueillir un maximum de données. Vous pouvez les interroger à l’aide de questionnaires ou échanger directement avec eux et leurs managers.

Voici des exemples de questions à poser à vos collaborateurs lors de ces échanges :

  • Quels outils utilisent-ils aujourd’hui en général ?
  • Comment communiquent-ils entre les différents services, avec leurs collègues?
  • Ont-ils des solutions pour le télétravail?
  • Comment font-ils pour partager des documents ou des fichiers?
  • De quels outils auraient-ils besoin pour améliorer leur productivité ?
  • Rencontrent-ils des difficultés ?
  • Quelles sont les attentes quant à l’utilisation des nouveaux outils de collaboration ?

Toutes ces questions vous permettent d’identifier par la suite quels sont les outils à remplacer ou à intégrer. Vous disposez maintenant des critères pour choisir vos nouveaux outils de collaboration. Une bonne partie du travail est donc amorcée.

Choisir les bons outils collaboratifs

Après avoir défini vos besoins, vous pouvez désormais choisir les outils qui renforceront la collaboration au sein de votre organisation.

Il existe aujourd’hui des outils visant à :

  • Favoriser la mobilité des équipes. Des plateformes de partage documentaire comme Sharepoint permettent de partager des fichiers tout en étant en déplacement.
  • Faciliter le travail à distance. Les plateformes de visioconférence telles que Microsoft Teams ont compris l’enjeu du télétravail et proposent des fonctionnalités qui permettent aux salariés de ne pas rester isolés des ressources de l’entreprise même s’ils n’y sont pas présents physiquement.
  • Améliorer la productivité des équipes. Le digital workplace rassemble dans une unique plateforme les informations, les documents, les applications et les messageries.
  • Fluidifier les échanges. Que ce soit avec vos collaborateurs, vos fournisseurs ou vos clients, les outils de collaboration facilitent votre la communication entre les différentes parties de votre entreprise.

Le marché des outils de collaboration est très concurrentiel et il est important de prendre le temps de comparer les différentes solutions en s’appuyant sur les critères suivants :

  • Les fonctionnalités proposées
  • La facilité d’utilisation
  • Le prix
  • La garantie en termes de sécurité et d’hébergement des données
  • La qualité du service client et du support utilisateur

Mais il se peut que vous n’ayez pas le temps pour comparer les différents outils à mettre en place au sein de votre organisation. Vous pouvez donc faire appel à une entreprise spécialisée dans le numérique. En tant que prestataire de services informatiques à l’écoute de ses clients, Value IT saura choisir pour vous les meilleures solutions de collaboration en adéquation avec vos réels besoins.

Il s’agit donc de choisir un partenaire pour le déploiement de ces outils. Il doit vous proposer des offres avantageuses en adéquation avec vos besoins réels et se tenir prêt à intervenir en cas de besoin.

Communiquer sur l’adoption des outils de collaboration

Il est important d’annoncer le déploiement des outils collaboratifs en amont du projet. Il faut compter un temps d’adaptation pour vos collaborateurs afin de tester correctement les nouvelles solutions. Et la communication de ce changement doit être régulière :

  • Les managers ou le service management vont promouvoir les outils de collaboration
  • Le service ressources humaines va instaurer une nouvelle organisation en fonction des outils choisis
  • Le service communication va « faire vivre » ces outils en les valorisant. Il peut tout simplement les faire découvrir aux collaborateurs

Se former et former les salariés sur les nouveaux outils

Il est primordial de mettre en place un programme de formation bien défini. Ce programme comprend des :

  • ateliers onboarding
  • tutoriels vidéo
  • guides d’utilisation
  • formations régulières

Outre ce plan de formation, il est essentiel d’accompagner et de suivre vos collaborateurs tout au long de l’adoption de ces outils pour recueillir leur ressenti. Vous pouvez interroger vos salariés sur les sujets suivants :

  • La fréquence d’utilisation des outils de collaboration
  • L’utilité de ces outils
  • Les améliorations à apporter

Ce feedback vous permettra d’apporter des solutions si vos collaborateurs rencontrent des problèmes lorsqu’ils utilisent les nouveaux outils ou au contraire de confirmer leur adoption complète.

Pour déployer correctement vos outils de collaboration, il ne s’agit pas seulement de choisir les bons outils. Il est important de suivre ces étapes afin que vos collaborateurs utilisent au mieux ces outils. Notre équipe d’experts informatiques saura vous guider et vous accompagner dans la mise en service de ces outils.

N’hésitez pas à nous contacter !

Quels sont les 5 avantages des outils de collaboration pour votre entreprise ?

La transformation digitale et la généralisation du télétravail imposent aux PME de se doter de moyens pour collaborer efficacement. De plus en plus démocratisés, les outils de collaboration se déclinent sous différentes formes : messagerie collaborative, téléphonie IP, visioconférence et partage documentaire.

Découvrez les 5 avantages de ces outils pour votre entreprise.

1. Favoriser la mobilité des équipes

Les outils de collaboration améliorent la mobilité des équipes. Que ce soit au bureau, en télétravail ou en déplacement, les collaborateurs ont toujours accès à leur messagerie et leurs fichiers. Les documents partagés sur une plateforme de partage documentaire comme Onedrive ou Sharepoint sont directement accessibles depuis tous les outils : ordinateur, tablette, smartphone, etc. Seule une connexion internet est requise pour accéder aux applications.

La téléphonie IP permet également de bénéficier d’une forte mobilité. Un utilisateur n’est plus associé à une ligne mais à un poste. Il conserve ainsi son numéro même s’il est en déplacement ou s’il doit changer de bureau et reste joignable à tout moment. Les utilisateurs ont également la possibilité de transférer leur appel. Le poste fixe est directement relié au numéro mobile : utile lorsqu’il faut rediriger le correspondant vers le bon destinataire.

Les applications de visioconférence offrent la possibilité de travailler de n’importe où et sans contrainte, en reproduisant l’effet présentiel grâce à la vidéo en direct, le partage d’écran et la collaboration sur des documents Word, Excel ou Powerpoint.

2. Faciliter le travail à distance

La visioconférence est l’outil de collaboration optimisé pour faciliter le télétravail et la communication des entreprises qui travaillent avec des équipes dispersées. Cependant, il n’est pas facile de coordonner toutes les équipes. Les plateformes de visioconférence deviennent indispensables dans la stratégie de l’entreprise. Elles améliorent considérablement la collaboration des salariés grâce à leurs nombreux outils gratuits compris dans les packs :

  • Echanges de documents
  • Tableau blanc
  • Partage d’écran
  • Enregistrement de la réunion
  • Messagerie instantanée

Les salariés ne sont donc pas isolés des ressources de l’entreprise même s’ils n’y sont pas présents physiquement. C’est le cas lorsqu’un commercial doit faire signer un bon de commande à la direction dans les meilleurs délais. Il peut partager son document sur la plateforme de partage documentaire.

3. Réaliser des économies et maîtriser ses coûts

Lorsque vous utilisez des outils de collaboration, la communication est instantanée pour tous les collaborateurs. Ils suppriment les temps d’attente et réduisent les déplacements lorsque vous les utilisez dans le cadre du télétravail par exemple. Par conséquent, votre organisation réalise des économies.

La téléphonie IP utilise le réseau internet pour fonctionner. En utilisant cet outil plutôt qu’un système de communication traditionnel, votre entreprise n’a pas besoin d’investir dans des installations supplémentaires.

Utiliser des applications de visioconférence offre la possibilité à deux interlocuteurs qui ne travaillent pas dans le même secteur d’organiser un rendez-vous depuis chez eux. Ils réalisent ainsi des économies sur les frais de transport, de restauration ou encore d’hébergement.

Concernant la révision des documents, l’ancienne méthode qui suggérait d’imprimer puis de réimprimer le même document entraine des coûts supplémentaires liés à la consommation des cartouches et des feuilles d’impression. Aujourd’hui, les plateformes de partage documentaire ont remplacé ce mode de fonctionnement. Les collaborateurs peuvent modifier les documents directement depuis la plateforme et chaque modification est mise à jour automatiquement.

Enfin, les éditeurs de messagerie collaborative proposent plusieurs abonnements qui permettent de personnaliser son offre. Chaque entreprise peut adapter la taille et le prix de son abonnement en fonction de ses réels besoins. Il existe plusieurs offres Microsoft 365 avec des versions Lite ou à la carte.

4. Améliorer la productivité des équipes

Les outils de collaboration sont voués à simplifier la communication en entreprise pour vous permettre de vous concentrer sur votre métier mais également de travailler comme en présentiel, en étant capable de travailler n’importe où.

Sharepoint est un excellent outil de collaboration pour centraliser et partager les documents. Sur cette plateforme, les collaborateurs peuvent insérer et modifier tout type de document :

  • Word
  • Excel
  • Powerpoint
  • Images
  • Vidéos

L’avantage d’utiliser une plateforme collaborative comme Sharepoint est d’éviter le travail en silo. Les collaborateurs deviennent plus productifs car ils peuvent travailler sur le même document sans avoir à l’imprimer ou l’enregistrer sur son bureau. Les fichiers se mettent à jour automatiquement grâce à un système de synchronisation. En utilisant Sharepoint, chaque salarié est au courant de ce qui se passe en entreprise.

5. Fluidifier les échanges

La principale raison d’utiliser des outils de collaboration en entreprise est bien sûr d’améliorer les échanges et la cohésion du groupe. Tous les outils disponibles (visioconférence, messagerie collaborative, calendrier, etc…) facilitent l’organisation en interne. Les fichiers partagés par les équipes sont centralisés et tous les collaborateurs peuvent retrouver plus rapidement une donnée que lorsque l’information est stockée sur plusieurs supports comme dans les emails ou les serveurs.

Les entreprises ont également une meilleure relation avec leurs clients ou fournisseurs. Toutes les possibilités qu’offrent les outils de collaboration s’appliquent aussi en externe pour développer des partenariats. Les distances sont effacées lorsqu’il s’agit de communiquer avec des clients présents partout à l’échelle nationale ou internationale, dans le cas d’une nouvelle acquisition.

Aujourd’hui, les organisations prônent le travail collaboratif et le chef d’entreprise a tout intérêt à choisir des solutions visant à renforcer la collaboration au sein de son groupe. Plus tôt une entreprise utilise ces outils collaboratifs, plus elle sera compétitive et se démarquera de ses concurrents.

Vous savez maintenant que les outils de collaboration sont indispensables au bon fonctionnement de votre organisation. Il convient donc de définir les besoins de votre organisation. Notre équipe d’experts informatiques saura vous guider et vous accompagner dans vos choix de ces outils. N’hésitez pas à nous contacter !

 

Les 5 avantages des outils de collaboration : faciliter le travail à distance, réaliser des économies, favoriser la mobilité des équipes, fluidifier les échanges et améliorer la productivité des équipes

Comment mieux travailler en entreprise grâce à des outils collaboratifs professionnels ?

Le télétravail et la transformation digitale imposent aux entreprises de se munir d’outils de collaboration efficaces. Chaque outil collaboratif professionnel possède des fonctions bien précises et s’adapte aux besoins de votre organisation : partage de fichiers volumineux, communication, service de messagerie collaborative… 

Découvrez les différents outils de collaboration et leurs fonctions d’usage.

L’outil collaboratif facilite le travail d’équipe

Chaque jour, un salarié reçoit en moyenne 88 mails (étude réalisée par Radicati group – Email Statistics Report, 2015-2019). Ces mails proviennent des clients, des prestataires, des newsletters mais également de leurs collègues. Les collaborateurs ont besoin d’échanger en interne pour planifier des réunions, partager des documents ou s’entretenir sur des projets en cours.

Les outils collaboratifs ont pour vocation de faciliter le travail des collaborateurs et le travail d’équipe. Ces logiciels ou applications sont accessibles en ligne mais également installables sur les PC et consultables sur téléphone pour répondre à la mobilité des équipes. Les outils de collaboration se déclinent sous la forme de messagerie collaborative, de visioconférence, de téléphonie IP ou encore sous la forme de partage documentaire.

Quels outils utiliser pour une meilleure collaboration en entreprise ?

différents outils de collaboration en entreprise, incluant la messagerie collaborative, la téléphonie IP, la visioconférence, et le partage documentaire

La messagerie collaborative : l’élément incontournable de votre organisation

Comme son nom l’indique, la messagerie collaborative est un ensemble de logiciels qui favorise la communication et la collaboration en entreprise. Elle se compose généralement d’une boîte mail classique ainsi que d’autres outils facilitant le travail de groupe.

Parmi ces outils, nous pouvons retrouver :

  • Un répertoire de contacts
  • Un gestionnaire de tâches pour planifier les tâches à effectuer au cours de la semaine par exemple
  • Des dossiers de messagerie. Cela inclut la messagerie instantanée comme Microsoft Teams
  • Des outils de partage de document comme OneDrive, Google Drive ou encore Sharepoint. Tous les collaborateurs ont accès aux fichiers partagés en interne.

Un bon exemple de messagerie collaborative est le MS Exchange de Microsoft. Il s’agit d’une solution de courrier et de calendrier pour les entreprises.

Les utilisateurs de MS Exchange ont aussi la possibilité d’accéder à d’autres fonctions comprises dans le pack comme la gestion des contacts ou la gestion des tâches en collaboration sous Planner.

La téléphonie IP : tirer parti des nouveaux usages de la voix sur IP et faire des économies

Le deuxième outil de collaboration souvent utilisé en entreprise est la TOIP. Tirée de l’anglais Telephony over Internet Protocol, la téléphonie IP est un service de communication qui utilise le protocole de réseau internet (IP). Cette technologie transforme la voix en données à l’aide d’un protocole IP, puis ces données se retrouvent sur le réseau local pour être retranscrites en voix pour le récepteur.

L’entreprise doit se munir de plusieurs équipements pour utiliser la TOIP :

  • Des autocommutateurs IPBX : ils gèrent le lien entre les postes téléphoniques d’un site et le réseau extérieur. Le système IPBX se sert du protocole IP pour transmettre la voix.
  • Des terminaux téléphoniques IP, de softphone (logiciel qui supporte la fonction téléphone sur un PC) ou des adaptateurs IP pour les anciens postes analogiques.
  • Des équipements réseau : il s’agit de switchs qui administrent le PoE ou la VLAN.
  • Une passerelle réseau ou gateway qui relie l’interface d’accès au réseau RNIS.

Ce système de communication évolué donne la possibilité aux utilisateurs de communiquer depuis leur PC et ainsi intégrer des boîtes vocales différentiées. La téléphonie IP réduit les coûts de communication car elle utilise le réseau internet.

La visioconférence en entreprise : l’outil collaboratif central de la communication unifiée

Avec le développement du télétravail, la visioconférence se révèle être un outil de collaboration indispensable pour les organisations.

Cet outil collaboratif permet de mettre en relation des personnes de manière virtuelle en créant une simulation de réunions en face à face. Ainsi, des collaborateurs se trouvant à des milliers de kilomètres l’un de l’autre sont directement liés grâce à la visioconférence.

Aujourd’hui, les plateformes de visioconférence proposent plusieurs fonctionnalités :

  • Diffusion de vidéo en direct entre deux ou plusieurs personnes. La voix est aussi retransmise.
  • Partage de documents en direct
  • Partage d’écran pour voir la présentation d’un collaborateur ou d’un client
  • Tchat pour discuter en direct de manière publique ou privée. Le tchat est utile pour ne pas interrompre la présentation d’un collègue par exemple.

Le partage documentaire : échanger des documents sans surcharger les messageries

Pour travailler à plusieurs sur un document, le reflexe le plus courant est de faire circuler par mail les différentes versions d’un document. Or cette pratique entraine une surcharge des messageries et le risque de travailler sur des versions du document qui ne sont pas à jour.

Il existe des outils de partage documentaire qui permettent une meilleure collaboration en entreprise. Ces outils sont des « drives » où les utilisateurs peuvent déposer leurs fichiers et leurs documents. Cette pratique se réalise à distance pour répondre au contexte actuel dans lequel le télétravail transforme le quotidien des salariés. Ces fichiers peuvent être des documents textes, des PDF, des photos, des vidéos. En général, tous les formats sont acceptés sur les plateformes de partage rendant la collaboration plus rapide.

Focus sur trois grandes solutions de partage de fichiers en entreprise :

  • OneDrive: cette solution est développée par Microsoft et permet aux personnes travaillant en étroite collaboration d’accéder aux fichiers sur tous les appareils sans être au même endroit. Les utilisateurs peuvent également bénéficier des dernières versions des logiciels et applications Office comme Word ou Excel en plus de 1 To d’espace de stockage en ligne. L’avantage de cette solution est qu’elle ne mobilise pas d’espace sur le PC.
  • Dropbox pro: cet outil permet de stocker et de partager des fichiers en ligne. Il est accessible depuis n’importe quel navigateur et comme OneDrive, il propose un éditeur de texte en ligne
  • Google drive: cette plateforme permet de stocker des fichiers et des dossiers dans le Cloud. Les collaborateurs d’une entreprise ou d’un service ont accès à ces fichiers depuis leur PC ou téléphone. Le service Google Drive regroupe aussi les applications Google Docs, Sheets, Slides et Drawings. Les utilisateurs peuvent modifier en temps réel un document et en même temps.

Vous souhaitez vous doter d’outils de collaboration rapides et efficaces ? Il convient dès à présent de définir les besoins de votre organisation. Notre équipe d’experts informatique saura vous guider et vous accompagner dans vos choix de ces outils. N’hésitez pas à nous contacter !

Connexion lente en télétravail : les 6 points à vérifier pour y remédier ?

Si certaines organisations ont déjà anticipé le télétravail, d’autres ont dû s’y adapter de manière massive et dans un délai très court. Elles découvrent parfois que la vitesse de connexion n’est pas au rendez-vous. Si vos collaborateurs rencontrent des lenteurs ou des temps de réponse peu satisfaisants, voici 6 points à vérifier pour identifier l’origine du problème.

Pourquoi le télétravail nécessite-t-il une connexion spécifique ?

Le télétravail présente des usages spécifiques qu’il est essentiel de comprendre pour offrir une connexion de qualité à vos collaborateurs. Ces particularités influencent grandement l’expérience de travail à distance.

Première spécificité : les usages faits par le collaborateur en télétravail.
Privé de la possibilité de communiquer directement avec ses collègues de bureau ou de se rendre à des rendez-vous pour rencontrer ses clients ou partenaires, le collaborateur recourt davantage aux systèmes de communication et de collaboration : téléphonie fixe, téléphonie mobile, conférence téléphonique, visioconférence, messageries instantanées, partage de fichiers et outils de travail collaboratifs. Ces usages, en particulier ceux nécessitant des flux d’image comme la visioconférence, requièrent des connexions stables et rapides. Sans cela, l’expérience utilisateur sera dégradée et frustrante.

Deuxième spécificité : les risques de sécurité accrus pour l’utilisateur nomade.
Sur le site habituel de connexion, l’ensemble du réseau, des appareils et des connexions sont maîtrisés par l’entreprise, ce qui lui permet de garantir une politique de sécurité. À l’inverse, à domicile, rien n’est contrôlé. Dans le pire des cas, le collaborateur peut se connecter depuis un appareil personnel via une connexion Wi-Fi non sécurisée, exposant ainsi l’entreprise à des risques importants pour l’intégrité de son système d’information.

Se connecter à distance au SI d’une entreprise comment ça marche ?

Les composants d'un système nomade pour le télétravail : équipement d'accès, connexion à distance, applications de communication, passerelle d'interconnexion, système d'information interne

Une solution de télétravail doit inclure plusieurs éléments spécifiques afin d’offrir performance et sécurité. Ces éléments comprennent :

  • Un bouquet de services et de logiciels : ces outils doivent être soigneusement sélectionnés pour permettre au collaborateur de réaliser efficacement ses missions.
  • Un équipement d’accès : cela peut être un ordinateur portable, une tablette, ou même un ordinateur fixe dans certains métiers nécessitant un grand écran.
  • Un canal de connexion à distance : essentiel pour se connecter de manière sécurisée au système d’information de l’entreprise.
  • Une passerelle sécurisée : c’est la porte d’entrée permettant aux utilisateurs distants d’accéder au système d’informations de l’entreprise. Elle doit être bien choisie et configurée pour répondre aux besoins de l’entreprise.

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Quelles sont les 6 causes principales des lenteurs de connexion en télétravail ?

Le confort d’utilisation et la vitesse ressentis par l’utilisateur dépendront de la qualité de l’ensemble de la chaîne. Il est important de suivre une méthode précise pour diagnostiquer la cause des lenteurs ressenties par les utilisateurs.

  1. Contrôler la vitesse et la stabilité de la connexion au domicile

    La vitesse et la qualité de la connexion à domicile des collaborateurs influencent fortement le confort d’utilisation. L’utilisateur peut commencer par vérifier la vitesse avec un test de type speed test.

  2. Vérifier l’ordinateur ou le matériel utilisé par le collaborateur

    Le deuxième maillon de la chaîne est l’ordinateur ou le dispositif utilisé pour la connexion. Un ordinateur peut être rapide en usage local mais très lent en télétravail. La RAM, l’encombrement du disque dur, la lenteur du processeur et l’âge de la machine sont des facteurs importants.

  3. Vérifier le VPN et opter pour un logiciel professionnel

    Le VPN établit une connexion sécurisée entre l’ordinateur du collaborateur et le système d’information de l’entreprise. L’utilisateur se connecte souvent depuis un réseau non maîtrisé, d’où la nécessité d’utiliser un VPN pour ne pas exposer le système d’information de l’entreprise. Seules des solutions professionnelles offrent une sécurité renforcée sans compromettre la vitesse ou le confort d’utilisation.

  4. Vérifier les capacités de connexions simultanées sur le site distant et la liaison TSE

    En télétravail, lors des périodes de pointe, de nombreux utilisateurs se connectent en même temps. La liaison TSE optimise la bande passante requise pour se connecter au serveur de l’entreprise. Sans elle, l’afflux de connexions peut saturer le point de connexion de l’entreprise et perturber la connexion. Cette solution limite le flux de données entre les serveurs de l’entreprise et le poste utilisateur, améliorant ainsi le confort d’utilisation.

  5. Optimiser les équipements et systèmes de sécurité

    Les logiciels et matériels de sécurité des appareils nomades peuvent alourdir les machines. Un diagnostic complet des composants de sécurité permet d’identifier les points de faiblesse et de réaliser des optimisations, offrant ainsi des gains de performance.

  6. Optimiser les performances du système d’information interne de l’entité

    Le dernier maillon de la chaîne concerne les performances du système d’information lui-même. Il est important d’effectuer un audit global de la performance du serveur et des logiciels pour vérifier leur efficacité et identifier d’éventuels points d’amélioration.

Pour un diagnostic détaillé, consultez le guide du nomadisme en entreprise édité par l’ANSSI.

Pourquoi faire appel à un prestataire informatique spécialisé ?

Pour inscrire le télétravail dans la durée, il est primordial de disposer d’un système robuste et parfaitement dimensionné pour permettre aux collaborateurs de réaliser leurs missions à distance. Seule une analyse personnalisée, prenant en compte les besoins des utilisateurs nomades, permettra de mettre en place un système fiable et évolutif, adapté aux besoins de l’entreprise.

 


Pour aller plus loin


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